理会，愈划算！
极少数的管理人认为，策略xìng的沟通应该是，资讯必须是利于员工作出决策，资讯即传达团队的策略计划。而事实上，员工本人要的是具体的资讯，好让他们用以作具体的决策，而不是那种宏观的、大局意义上的资讯。
现在开始简单工作
第一，只对两种有用的信息重点关注：
▲ 要求必须采取行动的信息。
▲ 规定在两三个星期内必须采取行动的信息。例如：在六月二十日以前寄回报名表，或是受邀参加十月十二日公司的决策公议。
第二，对于那些没有提及必须采取行动及截止日期的信息一律忽略。
看到无意义的信息，应该像逃命一样，立刻将它从信箱里删除，别让它成为你的障碍。不论你是干什么工作，也不论是谁传给你信息，这种方法一律适用。
别担心你会错过了什么重要信息，要知道有必要的话，寄件人通常会再一次地将信寄给你。而且，你遇到的情况很可能是：你有６９％的机率会第二次收到相同的信息；你有４６％的机率第三次收到相同的信息；你有３６％的机率会第四次收到你必须接受的信息，或者参加这个会议、活动或训练课程。
所以，你应该坚持的原则就是，到必须采取行动时再说！
22．只浏览２５％的电子邮件
--------------------------------------------------------------------------------
网络中"无所不能的链接"
如果你不是为了有办法解决bào满的收件箱，而是为了所有人在任何时间都可以联系到你，你很可能是所谓的"无所不能的链结"的受害者之一。
很多工作者认为，网络给他们提供了"无所不能的链接"的同时，也使他们成为"无所不能的链接"的受害者，因为他们为了让人们随时找得到，就必须迅速回应每件事，这样到头来只会把自己累垮。
目前的职业者，他们从来没学过如何利用客观的标准，快速浏览及编辑大量的资讯。二十世纪八十年代前网际网络尚未流行，八十年代前参加工作的人就自然缺少这种工作技能。而八十年代以后出生的人，虽然网际网络已普遍存在，但事实上，许多人都很忧虑，因为这一代并没有学习目前职场必备的资讯处理技巧，如快速浏览、综合、分析、组织、评论。
实际的工作中，链接过量的问题大多都是个人问题，指望企业来解决这一问题是根本没有希望的。许多不同领域里的顶尖人物，他们对如何处理"无所不在的链接"问题也是束手无策，他们一般都认为，在主管的教育训练上应该少花点时间，而在基层员工身上应该多花时间。
很多的企业团体，让员工用更少的时间、更少的资讯作决策。一种名叫"即时简讯服务"的行动通讯科技也迅速流行于企业之中，还有其他许多新的资讯应用科技即将出现，毫无疑问会让你感觉到资讯过量的问题。
现在开始简单工作
针对电子邮件中的种种问题，我们必须注意以下几点：
第一，自己有什么不足
要成功解决问题，就必须首先承认问题的存在，在此我们需要注意的就是自己在浏览过滤信息上确实有问题。
你所面临的对方，很可能是做什么事情都不事先规划或标示清楚，于是你就不得不收到了这么多的资讯。既然你收到这些乱七八糟的垃圾讯息的情况有增无减，你就不得不现在解决这个问题。
首先承认自己在处理邮件方面有不足之处。学会在陷入每封邮件的细节之前，先快速浏览、编辑那些向你排山倒海而来的大量资讯。能够不断删除你７５％电子邮件的关键，就是改变浏览过滤资讯的方式，而且不只是针对"外人"传来的资讯，还必须改变方式去审查来自公司、同事及哥们、姐们等传来的信息。
第二，如何浏览过滤
当你感觉到，这一信息并不是自己今天就务必阅读或平日也无需浏览的，或者说信息的发送者根本没有引起你的注意，那么这样的邮件就别打开，直接删除！
我们会打开信来看，可能是因为认识寄件人。电子邮件便于人们联系，人们都会对那些利于日常工作的电子邮件，链连不断地来回点阅--打开一封邮件，因为那是好友传来的；打开下一封，因为这跟我们的工作有关。
可惜我们这种来回点阅式的浏览电子邮件既没有重点也没有章法。应该采取先发策略，也就是在你考虑打开邮件之前，让主旨和寄件人先通知你一声。除非主旨和寄件人通知你一声，否则就按下删除键。运用这种策略，在你真正开始阅读邮件之前，至少可以先删除收件夹里５０％的邮件。
第三，只有两种信息值得注意
其一，要求必须去做某件事情。
其二，有时间限制的咨询，比如在两三个星期以内必须完成某项任务。
邮件如果不要求你必须在某一时间内采取行动，那就毫不犹豫地删掉。这样，基本上就能够做到把７５％的邮件从收件夹中清除。
至此，你已经有效地过滤了邮件，剩下的邮件就需要你全神贯注地去浏览。这时，你如果还觉得烦，还可进行更进一步去删除。
第四，对于剩下的邮件，运用内容清楚的原则进行浏览
要浏览的邮件，应该能够符合以下一些特点：
１．与你目前的工作内容有关。２．看完邮件后，你必须做某些事情。３．需要达成某些目标。４．你如何完成目标，并列出可使用的工具与资源。５．对你有某些好处。
邮件内容若与内容清楚的上述五个原则毫不沾边，就按下"删除＂键，或是告诉寄件人你不会回复不具备这五点讯息的邮件。
进行了进一步处理之后，你可能已经清空了９０％的邮件。有些人可能掌握这种方法后，会说"这么简单，却这么严谨有效！"可是，能够持之以恒地继续使用这个模式的人却寥寥无几。能够持续一贯地使用进一步清除模式，表明你非常严谨自律地浏览资讯。但很少有人愿意那么严谨自律，而一旦能够严谨自律的话，那你的邮件就会减少９０％。
第五，尝试自己的做法
要是你认为前面的建议不可行，或者是有困难，那么就用你自己的办法尝试一下吧！
当然，你的方法也可能会造成失误，如将重要的邮件误判为垃圾邮件而删掉。处理工作过量，不能采用习惯xìng的办法。因此，建议你不妨试试下列方法：
▲在进行以上１至３步骤后，在一个保存夹里把所有删除的邮件保存起来，而不丢到回收筒里。
▲一个月后，你检视一下你所视为的垃圾邮件中，有多少对你有价值的邮件，保证你会惊讶地发现自己的做法确实有失误。然后，你就可以使用自己修订过的浏览策略。
第六，安装垃圾邮件过滤的处理器
如果你的公司规模较小，就必须立即装上垃圾邮件过滤软件。
目前，企业每年因垃圾邮件耗损每位员工１．４％的生产力。据可靠的预测，到２００６年，消费者每年会收到一千四百封垃圾电子邮件，对于知识分子及服务业者来说，就不仅是这个数字！这将会成为公司愈来愈严重的问题。
如果是大公司，你必须花费精力与时间，去说服公司的电脑科技专家及供应厂商装上过滤垃圾邮件软件。尽管这一过程会十分艰难，但一定不能放弃！不管是采取什么样的办法，都要让垃圾邮件过滤软件安在电脑上。因为装上过滤垃圾邮件软件，对你的工作来说至关重要！
23．做简报有技巧
--------------------------------------------------------------------------------
简报工作中的问题
ＩＢＭ的传统智能中有一则故事，它讲述了公司技术上的失败而导致企业文化的改变。
一次，有一位经理正在对新上任的执行长做第一次简报时，投影机突然坏掉了，没有了投影片，这位经理顿时惊慌失措，不知如何是好。
"没关系，你直接对我说吧！"执行长对经理说道。这件事以后，执行长就一改以前的投影片的做法，再也没有哪一位经理能够躲在投影片的掩护之下了。
非常令人难受的是，目前的很多企业在做"正事"时，似乎只是通过彼此之间做简报来完成。如何与他人有效地联系，如何与别人清楚明确地沟通，在工作中似乎已被制作投影片的技巧所取代。幻灯简报软件和其他类似的工具，不但没有使公司工作精简，而且还给公司充斥着更多乱七八糟的噪音与垃圾。
在企业中现在普遍存在着两种趋势，一是经理人和企业主管作简报的次数逐年增加，有些甚至以十倍的速度持续增加；二是准备的时间也急剧改变，在准备工作的过程中，愈来愈强调投影片以及其他媒介的制作，从而大大减少了企业经理人和企业主管准备报告资料的时间。
一位高层主管对五百位经理演讲，他在为时５２分钟的简报中，用了１３７张投影片。也有人在２５分钟内用了１０８张投影片，也就是说平均每１３．９秒钟就放一张投影片。一个财星２５０大企业的中层管理团队要对高层主管做一重要简报，本来他们的简报已经缩减到１２张投影片，可以腾出许多时间跟高层主管充分讨论，然而，最后的简报又膨胀到４１张投影片，到最后几乎没什么时间讨论了。
少做报告，多引发谈话，从自己的角度出发，不要着眼于投影片的数量，而应当着眼于谈话内容的质量。
杰出的简报，能够立刻在观众之间引起激烈的对话与讨论，并且会对接下来的谈话内容有影响作用。
一家知名的健康保健消费品公司，聘用了一位高层主管负责重新改造他们产品创新的方式。起初，他与大家一同做简报来讨论产品的创新，但令他非常失望的是，他的大部分同事对自己的消费者的需求竟然一无所知。
于是，他立即决定停止讨论，然后引导自己的同事对自己消费者的回馈意见进行分析。他们将顾客对公司的需求转化成目前的问题，诸如"顾客为什么说这个产品并不符合他们的需求？"这一问题就是我们最畅销产品的突破点。这位高级主管新思路的提出，引起大家的高度关注，每一位员工都积极地进行讨论，公司的每一个角落都充满讨论声。他改变了大家讨论的主题，进而改变了他们开发新产品的方式，新产品上市成功率果然增加了１５０％。可见，简报成功与否取决于它所发挥的作用大小。
员工真正需要的，是能够澄清事实的有用对话，以及取得能够了解他们手上资料的机会，但他们的时间完全被一大堆垃圾资料所占用。
可是，"少做"所面临的严峻挑战就是必须坚持自己的信念。做简报时，"少说"表示对自己一言一行都要负责任，言外之意就是说你要多思考，而不仅仅是一个劲地只制作投影片。
幻灯片制作，带来的直接后果就是写作被严重地侵蚀。有些学校的学生用幻灯片做简报，这导致了学生思维和写作能力的减弱。而那些比较有名气的学校，比如康奈尔州的小学，该学校的老师就反对用幻灯软件，他们认为幻灯片图像是如此引人注目，有时候甚至会忘了看内容。他们对学校课堂上使用幻灯片的问题日益关注。还有密苏里大学及明尼苏达大学前任校长彼德麦格拉斯也说："写作已被幻灯片严重侵蚀了！"
现在开始简单工作
对于前面说过的沟通三字诀"知"、"感"、"行"，必须牢记在心。当你打开电脑并开始用幻灯片，或拿起彩色笔时，第一步就应该清楚明确的是，第一，你希望听众听完简报之后记得哪些重点？第二，听众会有什么感受？第三，你希望他们听完简报之后采取什么行动？
为此，你在做简报的简单工作时，应当采取以下步骤：
第一步，将那些要通知别人的重点以问题的形式提出来，然后再将问题转换成别人愿意接受的事。
这种做法基于三个理由，第一，想办法减少工作量。在历时一小时的简报中，常规做法应该是报告内容不超过５０分钟，然后留下１０分钟的时间让听众们自由讨论。同时，如果在作简报的过程中，能够将重点转换为问题，就会引发听众们私下参与讨论，然后"大声报告"他们对问题的看法。这样，作报告的时间，就会缩短至３０--４０分钟。第二，听众能够将你的简报内容活化。让听众在中间讨论，要比在报告的最后１０分钟提出问答，效果要好得多，而且这种做法使自己可以更容易做一个反应机灵、优秀出色、充满智能的发问者。第三，报告的听众会有较好的反应。只有一个才华洋溢的演讲者，才能吸引听众心甘情愿地去听报告。要知道，报告的听众，需要的是作报告者的重要观点和一些细节，然后才可能去消化这些内容，并深入探究这些观点。作简报时，如果能够把要讲的关键重点转换成问题，那就可能创造一个双嬴的效果--报告者自己减轻了工作负担，而听众则提高了满意度。
第二步，别只是单方面地"输出"，务必达成彼此之间互动对话与讨论的目的。
尽管有些评价简报成功与否的标准不一定正确，但这些标准跟简报的真正效能毫无关系。简报是否成功，跟谈话内容的改变有很大关系。杰出的简报能够在观众之间立刻引起激烈的对话与讨
笔趣阁读书免费小说阅读_www.biqugedu.com